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La recherche de l’excellence dans la qualité des services de soins offerts aux citoyens passe par une bonne gestion de l’information. Ce qui rend la recherche documentaire plus importante que jamais au sein des établissements de santé. La gestion documentaire est un outil indispensable dans ces structures sanitaires. C’est pourquoi, quelle que soit l’institution ou l’organisation, il faut faire preuve d’un souci constant et d’une gestion efficace de la production documentaire.
Considérés comme des organisations complexes en pleine mutation et notamment du fait du nombre important de patients qu’ils accueillent au quotidien, les établissements sanitaires restent les plus exposés à des flux documentaires assez considérables.
A cela s’ajoute leur mission régalienne d’assurer des soins de qualité de premier niveau à la population.
Parmi tous les démembrements de l’Etat, l’hôpital reste le plus tourné vers le public. Ce qui explique ce flux documentaire auquel il fait face dans la gestion des dossiers médicaux.
En effet, les dossiers médicaux sont produits dans le cadre de la prise en charge thérapeutique des patients. Aussi désignent-ils les activités de recherches médicales de l’hôpital. Il s’agit des dossiers médicaux des malades, les documents des laboratoires et pharmacies, mais également les dossiers inhérents aux recherches scientifiques. Il est donc nécessaire, à partir de ces grands ensembles que constituent les archives, de démontrer l’importance de la gestion de ces dossiers en vue d’une prise en charge efficiente des patients. Cependant, ces derniers constituent une source d’informations soumise aux règles du secret médical. Leur responsable doit prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations, et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.
Au regard de la sensibilité de ces informations sous le sceau de la sensibilité et de la confidentialité, leur gestion est d’une importance capitale d’abord pour le malade (le patient), ensuite pour les médecins et chercheurs (scientifiques) et enfin pour la hiérarchie (les décideurs).
En outre, le dossier est ouvert lors de la consultation chez le médecin. C’est là que sont consignées toutes les informations civiles et médicales concernant le patient. Il contient les prescriptions du médecin. Ces informations témoignent de son état de santé à une période donnée et serviront de preuves en cas de litiges ou de contentieux. C’est là tout le sens de la rédaction de certificats médicaux. Ces renseignements vont également permettre d’avoir un suivi régulier de sa prise en charge médicale. De ce point de vue, le dossier médical est alors un moyen d’améliorer la qualité des soins, dans le but d’une meilleure gestion de la santé des populations.
Par conséquent, l’intérêt est double, aussi bien pour le médecin que pour le patient. C’est un moyen permettant de faire le suivi. Mieux, il constitue une approche globale et la synthèse de toutes les pathologies retrouvées chez le patient et enfin, la transmission des données aux divers intervenants dans le cadre de la continuité des soins.
En sus, la traçabilité exigée dans le dossier favorise la mise en place des actions préventives concernant le patient et simplifie la gestion du patient dans le système de santé. Il s’y ajoute que la bonne tenue du dossier médical oblige les personnels médicaux à adapter leurs pratiques aux contraintes médico-légales. Ces dossiers constituent aussi pour le médecin un moyen de preuve et de défense en cas de recherche en responsabilité ou en cas de plainte.
Pour le médecin traitant également, ces dossiers servent d’aide à la mémoire en cas de rechute d’un patient ou lors des contrôles de santé. Il s’y réfère pour comprendre l’évolution de l’état de santé du malade, afin de lui prodiguer les soins adéquats. Une bonne gestion des dossiers médicaux aide les médecins et chercheurs à disposer des informations nécessaires pour la rédaction de leurs thèses, des mémoires et/ou des publications scientifiques. Ces informations contenues dans le dossier médical permettent in fine de poursuivre les recherches pharmaceutiques afin de proposer des médicaments ou remèdes plus adaptés.
Quant aux supérieurs hiérarchiques, ils s’appuieront sur les études statistiques fournies à partir des dossiers médicaux, afin de planifier les stratégies de lutte contre les maladies, les épidémies, les pandémies etc.
En d’autres termes, ces dossiers médicaux facilitent la prise de décision. Ils couvrent également les risques juridiques pour l’établissement de santé en cas de réclamations ou de contentieux.
Si l’on en croit la déontologie, «le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d’observation qui lui est personnelle. Cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité de l’établissement». C’est là tout le sens de l’intérêt que les établissements de santé doivent accorder à la lancinante question de l’importance de la gestion documentaire dans la prise en charge des patients.
Dans un monde où les communautés bénéficiaires sont de plus en plus exigeantes, il y a une impérieuse nécessité de prendre en compte les droits des patients et la qualité des soins. C’est là qu’une gestion documentaire efficace et pérenne s’avère indispensable.
Par ailleurs, lorsqu’on parle de gestion de l’information en milieu hospitalier, il faut penser à une bonne mise en place d’un système d’archivage avec des normes, des procédures modernes du management archivistique, les technologies de l’information, les ressources disponibles. Le recrutement des archivistes dans les établissements de santé devient donc une nécessité. Aujourd’hui, la gestion des archives hospitalières dans l’espace et dans le temps est une obligation et une responsabilité légale à assumer par les établissements de santé.
Moussa DIAW – Professionnel de l’information documentaire

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